A FAEPE tem a missão de apoiar a Universidade Federal de Lavras (UFLA) no desempenho de suas atividades de ensino, pesquisa e extensão e prestar serviços à sociedade nos mesmos campos em projetos de interesse público ou coletivo.
A FAEPE realiza atividades administrativo-financeiras e, dentre elas, está a aquisições de bens para os projetos gerenciados.
As informações a seguir estabelecem regras e critérios que norteiam as relações com os fornecedores. O objetivo é potencializar as parcerias por meio dos princípios: transparência, segurança, ética, qualidade, isonomia e sustentabilidade.
1) Critérios para cadastramento
O Portal do Fornecedor apresenta as aquisições da FAEPE . Além disso, os fornecedores podem visualizar nesse espaço as cotações abertas e encerradas, a Autorização de Fornecimento (AF) ou Ordem de Serviço (OS), pagamentos efetuados e alterar permanentemente os dados cadastrais.
Para fazer parte do quadro de fornecedores da FAEPE , a empresa interessada deverá estar comprometida com a qualidade, disposta a estabelecer uma boa parceria e atender aos requisitos estabelecidos pelos órgãos regulamentadores.
Nesse sentido, a empresa deverá ter cadastro no SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores do Poder Executivo Federal) e apresentar a seguinte documentação válida:
CND (Certidão Negativa de Débito INSS);
FGTS (Certificado de regularidade do FGTS);
Cadastro CNPJ (Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral);
Contrato social e/ou última alteração contratual.
A empresa interessada também deverá preencher um formulário com os dados cadastrais, que será analisado pela FAEPE . Após a avaliação, a FAEPE dará retorno da aprovação ou não do cadastramento em até cinco dias úteis.
Caso o cadastro seja aprovado, o solicitante receberá, via e-mail, um login e senha que poderá ser alterada após o primeiro acesso. Assim, o usuário estará habilitado para acessar o Portal do Fornecedor da FAEPE e será o responsável pela atualização dos seus dados e documentos necessários.
2) Acesso ao Portal do Fornecedor Segurança
Para garantir a segurança, o acesso ao Portal do Fornecedor é realizado por meio da digitação do usuário e senha pessoal. Essa informação é de responsabilidade da empresa fornecedora e deve ser mantida sob sigilo absoluto.
Poderão participar das cotações e registrar suas propostas entidades públicas e privadas. Essas operações são feitas por meio de transações específicas, visto que tanto do fornecedor quanto do comprador é exigido usuário e senha pessoal, sigilosa e intransferível.
3) Procedimentos
O Setor de Compras da FAEPE recebe as solicitações de aquisições, separando-as em processos de acordo com a natureza comercial dos itens solicitados. Após essa configuração, delimitando horário de inicio e término, o comprador da FAEPE convida e disponibiliza às empresas cadastradas no grupo de fornecimento correspondente os processos de compra.
Os fornecedores credenciados e portadores do usuário e senha de acesso participam, via internet, incluindo propostas, no prazo determinado no processo. Durante o período disponibilizado para o acolhimento de propostas, os fornecedores oferecerão propostas únicas.
O comprador, durante o processo de cotação, não tem acesso aos preços ofertados pelos fornecedores, para que seja mantida a lisura na ação.
A responsabilidade pelo valor da oferta, bem como das informações complementares é do fornecedor, estando sujeito às sanções previstas em lei.
Os proponentes são responsáveis por todas as transações que forem efetuadas em seu nome no sistema eletrônico, assumindo como firme e verdadeira suas propostas.
Após o encerramento do prazo estipulado no processo de compra, a FAEPE , por meio do Setor de Compras, analisa a oferta dos proponentes, podendo adjudicar ou não o objeto para aquele que ofertou o menor preço e que atenda as suas especificações.
Os processos disponibilizados no Portal do Fornecedor imputam aos fornecedores as condições mínimas de fornecimento, assim como as políticas praticadas pela FAEPE .
4) Obrigações
4.1. Obrigações do Fornecedor
Oferecer cotações dentro do prazo com preços e condições competitivas.
Respeitar os prazos e locais de entrega.
Fornecer itens dentro da especificação.
Responder a todas as comunicações efetuadas pelo comprador da FAEPE .
Respeitar as normas de compra e pagamento da FAEPE .
4.2. Obrigações da FAEPE
Especificar detalhadamente o item a ser comprado.
Oferecer o máximo de transparência no processo de compra.
Respeitar os prazos de pagamento.
Efetuar sempre a melhor compra.
Fomentar a comunicação com os fornecedores.
